留学档案的存放问题解答

二. 自费出国留学人员办理长期存档及回国就业档案转出

长期存档

1、存档对象：准备出国留学人员或正在国外就读尚未毕业的自费留学人员(含赴港澳地区)。

2、办理流程 
       (1) 完成在线申请：请登录中国留学网 www.cscse.edu.cn,进入"留学存档"栏目，点击"在线申请"并将填写好的"存档人员登记表"打印一份；
       (2) 需提交的材料：    
① "存档人员登记表"一份；
② 护照首页或港澳通行证末页(有照片页)复印件一份；
③ 国外教育机构入学证明OFFER复印件一份；
④ 出国前未将档案存放我处、而已在国外就读者，可提交"在读证明"或"学生证"复印件一份；
⑤ 已获得前往国家(或地区)签证(签注)的复印件一份；
⑥ 720元档案管理费(三年保存期限的费用。若需存档三年以上费用可一次交清)；
⑦ 申请存档手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。
       (3)上述条件均合格者，我处为其开具"存档卡"、"调档通知单"。存档人员凭"调档通知单"到原档案保管机构调档并转至我处。
本人可将密封完好的档案自带交至我处或由原档案保管机构通过机要直接寄至我处。  

        特别提示：
        * 本人须妥善保管好"存档卡"和交纳"档案管理费"的发票原件(最好留在国内保管)；
        * 办理档案续费所需材料："存档卡"原件；
        * 办理档案退费："存档卡"和交纳"档案管理费"的发票原件，若发票兑奖联撕毁(或丢失)，不予退费；
        * 留学存档人员所提交的申请材料的复印件，我处不予借用和退还。

3、留学回国人员办理档案转出手续流程(出国前档案存放在我处者) 
        (1)须做国(境)外学历学位认证；
        (2)办理回国工作就业报到证及落户手续(北京常住户口者，不用办理落户手续)；
        (3)赴上海、深圳两地工作的留学回国人员，落户手续在当地人事局办理，故无须提交回国工作就业报到证。
        (4)办理完毕以上手续，方可办理档案转出。

4、档案转出时须提交的材料 
        (1) 接收单位或人才中心开具的调档函原件；
        (2) “存档卡"或"委托管理人事档案合同书”原件(需要办理退费手续者，须凭缴费发票原件)；
        (3) 国(境)外学历学位认证书副本原件(白纸红章件)；
        (4) 回国工作就业报到证原件一份；
        (5)其它的留学证明材料(在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员，需要提交未作认证的学位证书翻译件，并由有资质的翻译公司加盖翻译业务专用章)；
        (6)填写完成"出国留学人员登记表"，并打印一份；
        (7)档案转出手续原则上需要本人亲自前来办理，若确实有特殊情况，可委托他人办理。需携带：被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。

        特别提示：
       * 留学回国人员在办理档案转出时，若集体户口在我中心的，必须将户口一并迁出 。具体户口迁出手续请点击此处查询；
       * 党员党组织关系一并转出；
       * 留学存档人员所提交的申请材料的复印件，我处不予借用和退还。